Objetivo de la posición
El/La responsable administrativo y financiero es encargado/a de la gestión administrativa y financiera de las operaciones de Cesvi en Venezuela, así como de los procesos logísticos y de compra. Apoya a la Coordinación Local del proyecto en el manejo de las actividades diarias y propias de la Oficina, así como en la gestión de los recursos humanos y de los asuntos relacionados a la seguridad.
Quiénes somos
Sobre Cesvi
CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo.
El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una temporánea acción benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.
Cesvi en Venezuela
Cesvi estuvo presente en Venezuela de 1998 a 2011 con intervenciones de emergencia, rehabilitación y desarrollo en los sectores de protección de niños, niñas y mujeres objeto de explotación sexual y con varias intervenciones en las cadenas de producción y distribución agrícola.
A partir de 2019 Cesvi abrió nuevamente operaciones en Venezuela, en Caracas garantizando apoyo directo a mujeres y adolescentes sobrevivientes o en riesgo de sufrir abuso y explotación sexual.
Descripción de las funciones
Gestión presupuestaria, financiera y contable
- Realizar solicitudes de fondos a la sede, tras la autorización de la Coordinación Administrativa y Financiera, y junto con la previsión de gastos.
- Elaborar y enviar las solicitudes de pago a proveedores.
- Recopilar los libros de caja con cadencia quincenal.
- Generar y mantener un apropiado archivo contable (actualizado en físico y digital, disponible para auditoría, cumpliendo todos los parámetros establecidos).
- Dar seguimiento a que los soportes de gastos y contables cumplan con la normativa de Cesvi, el donante y la legislación venezolana.
- Apoyar en el reporte mensual del proyecto (soportes de la ejecución, preparación de análisis contables, conciliación bancaria, balance del proyecto, entre otros).
- Apoyar la elaboración de la documentación administrativa y financiera.
- Apoyar al equipo del programa en temas financieros cuando sea necesario.
- Reportar cualquier asunto financiero a la Coordinación Administrativa y Financiera.
- Garantizar apoyo técnico a los socios locales de Cesvi en los aspectos administrativos y financieros.
Logística y procesos de gestión de compras
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de compras y logística de Cesvi para la selección de proveedores, y la documentación relacionada.
- Coordinar el ciclo de compras con el Director de Proyecto.
- Asegurar la disponibilidad constante de suministros/servicios/obras en funcionamiento, tales como materiales de oficina, trasporte, etc.
- Gestionar la trazabilidad y la conciliación entre los pedidos, los contratos y las entregas de los diferentes bienes comprados en el marco del proyecto, tanto para funcionamiento de la oficina como los destinados a entregas en las actividades del proyecto.
- Garantizar un almacenamiento adecuado de los bienes adquiridos.
- Organizar el transporte de material y equipamiento de las actividades a los lugares donde las mismas se realizan.
- Mantener un inventario actualizado de los activos, incluyendo el etiquetado adecuado de los mismos; documentar cualquier pérdida o daño.
- Asegurar un flujo de documentos logísticos oportuno y preciso con la Coordinación Administrativa y Financiera y la Coordinación de Área.
- Apoyar la logística para visitas de personal Cesvi u otras misiones, eventos, reuniones.
- Mantener actualizada la base de datos de proveedores.
Administración de oficina local
- Archivar y actualizar todos los documentos relativos al contrato de alquiler de la oficina local.
- Preparar facturas de anticipos y realizar pagos mensuales de servicios públicos/utilidades.
- Mantener actualizados todos los archivos relativos a: alquiler, utilidades, equipamiento, etc.
Recursos Humanos
- Realizar procesos de contratación y gestión administrativa del personal del proyecto según las normas, procedimientos y prácticas establecidas por Cesvi y la coordinación del proyecto.
- Preparar, organizar llevar el archivo de los documentos de RRHH en las carpetas personales correspondientes.
- Mantener actualizadas todas las carpetas y archivos personales.
- Preparar los pagos de salarios y honorarios, según corresponda, del equipo local de Venezuela.
- Asegurar el seguimiento y control a los tiempos de contratación, para garantizar desde Cesvi las novedades de cancelación o renovación derivadas para cada contrato.
- Garantizar el cumplimiento del Código de Conducta y la política antifraude de Cesvi e informar a través de los canales apropiados de cualquier abuso.
Seguridad de oficina y equipo local
- Actuar como centro de coordinación de la seguridad para la oficina local.
- Supervisar la aplicación de las políticas y planes de seguridad en la oficina local.
- Difundir información de seguridad al personal local de Cesvi.
- Informar de cualquier incidente de seguridad al Jefe de Misión.
- Apoyar el seguimiento de los movimientos llevados a cabo por el personal de Cesvi en Caracas.
Otros
- Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto.
- Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto
- Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
- Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.
Perfil
Atributos esenciales
Formación:
Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, financieras y/o económicas o afines.
Conocimiento y experiencia:
- Experiencia demostrada mínima de tres años y conocimientos en la gestión administrativa, financiera y/o contable de proyectos de cooperación internacional, preferentemente ONG’s internacionales.
Competencias
- Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada.
- Actitud propositiva y proactiva.
- Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso.
- Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
- Solido dominio de Microsoft Office Package. Manejo avanzado de Microsoft Excel.
- Manejo de herramientas de gestión de información en la web.
Atributos preferidos
- Conocimientos en la normatividad legal, tributaria y contable para ONG
- Conocimientos básicos de la gestión del ciclo de proyecto y Marco Lógico.
- Experiencia y conocimientos de la gestión presupuestaria de proyectos
- Conocimiento de lengua inglés hablado y escrito
Condiciones contractuales
- Ubicación: Caracas, Venezuela
- Duración del contrato: 4 meses con posibilidad de extensión
- Fecha de inicio previsto: 10/03/2024
How to apply
Cómo aplicar
Los y las solicitantes deben enviar:
- Currículum vitae actualizado (máximo tres páginas) y
- Carta de presentación y expectativa salarial (máximo dos páginas)
a la dirección cesvionlus.venezuela@gmail.com con el objeto “Responsable Administración y Finanzas - Caracas” No se tendrán en cuenta los correos electrónicos con objetos o documentos diferentes a lo indicado.
Las solicitudes cierran a las 12.00 am del 08/03/2024.
Absténgase de aplicar si su perfil no se ajusta a los atributos esenciales solicitados para este rol. Los y las candidatas preseleccionadas serán convocadas para una prueba técnica.
Para más información sobre Cesvi, consulte nuestra página web http://www.cesvi.org
CESVI tiene un enfoque de tolerancia cero ante cualquier daño o explotación de un niño o adulto vulnerable por parte de cualquiera de nuestros empleados, personas relacionadas o socios.
El compromiso de CESVI de ser una organización segura comienza con el proceso de contratación del personal, que incluye comprobaciones meticulosas, como la verificación de los antecedentes penales o la comprobación de la divulgación de condenas anteriores, para garantizar la protección de los niños y las personas vulnerables y prevenir los abusos. Los controles de seguridad forman parte del rendimiento del proceso de selección.