Sobre Cesvi
CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo.
El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una temporánea acción benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.
Cesvi en Venezuela
Cesvi estuvo presente en Venezuela de 1998 a 2011 con intervenciones de emergencia, rehabilitación y desarrollo en los sectores de protección de niños, niñas y mujeres objeto de explotación sexual y con varias intervenciones en las cadenas de producción y distribución agrícola.
A partir de 2019 Cesvi abrió nuevamente operaciones en Venezuela, en Caracas garantizando apoyo directo a mujeres y adolescentes sobrevivientes o en riesgo de sufrir abuso y explotación sexual.
Descripción de las funciones
Logística y procesos de gestión de compras
- Revisa, registra y prioriza las solicitudes en cuanto a la gestión de procesos de compras abiertos:
- Recibir solicitudes de compras.
- Envíos de solicitudes de cotizaciones.
- Realizar análisis de ofertas.
- Emitir ordenes de compras y contratos de prestaciones de servicios, obras civiles, consultorías según procedimiento.
- Obtiene información/documentación adicional según sea necesario; determina la disponibilidad de proveedores.
- Recopilar información consolidada de los procesos y presentar al Coordinador de Logística para su aprobación.
- Supervisa el estado de las solicitudes existentes, mantiene contacto con los proveedores para garantizar la entrega oportuna de bienes y servicios, coordina el envío de bienes/productos/equipos a las misiones en comunidad.
- Produce documentos de licitación (invitaciones a licitar, solicitudes de propuestas y solicitudes de cotización) en función de la naturaleza de los requisitos y el costo de adquisición involucrado.
- Prepara resúmenes de ofertas y compila datos contenidos en cotizaciones, propuestas y licitaciones para determinar qué proveedor puede entregar los bienes/servicios requeridos en las mejores condiciones y costos más bajos posibles bajo el manual de compra de Cesvi.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de compras y logística de Cesvi para la selección de proveedores, y la documentación relacionada.
- Asegura el cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros, incluidos los procesos de adquisiciones de socios implementadores del Proyecto.
- Ejecutar los procesos operacionales para la realización de eventos logísticos conjuntamente con los proveedores contratados.
- Asegurar la disponibilidad constante de suministros/servicios/obras en funcionamiento, tales como materiales de oficina, trasporte, etc.
- Garantizar un almacenamiento adecuado de los bienes adquiridos.
- Mantener el control de entradas y salidas de inventarios a nivel Nacional y Regional de cada una de las oficinas de CESVI para su consolidación y emisión de Informes.
- Supervisa y controla el buen estado de los equipos de los distintos proyectos, garantizando su estado de acuerdo a las entradas y salidas de la oficina según actividades de terreno.
Reporte
- Envía los informes mensuales y semanales, a solicitud del jefe de Misión, del Coordinador administración y finanzas y de la Gerente de Administración y finanzas.
- Gestionar la trazabilidad y la conciliación entre los pedidos, los contratos y las entregas de los diferentes bienes comprados en el marco del proyecto, tanto para funcionamiento de la oficina como los destinados a entregas en las actividades del proyecto.
- Actualiza el seguimiento a los planes de compras con las listas de los procedimientos aplicados por cada proceso de procura por proyecto.
- Mantener un inventario actualizado de los activos, incluyendo el etiquetado adecuado de los mismos; documentar cualquier pérdida o daño.
- Asegurar un flujo de documentos logísticos oportuno y preciso con la Coordinación Administrativa y Financiera y la Coordinación de Área.
- Mantener actualizada la base de datos de proveedores.
- Apoyar la atención de auditorías en cuanto a procesos de compra y gestión de activos y bienes.
Gestión de Transporte
- Planificación, organización y control de los vehículos solicitados al proveedor de transporte, en cuanto al control de rutas, horarios, costos mensuales, asignación de conductores, vehículos disponibles y registros relacionados a todas las pautas coordinadas para el traslado del personal.
- Apoyar la logística para visitas de personal Cesvi u otras misiones, eventos, reuniones.
- Organizar el transporte de material y equipamiento de las actividades a los lugares donde las mismas se realizan.
Enlace entre el Área de programa y Logística
- Garantiza una dinámica común entre los equipos de soporte y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades.
- Brinda asesoría periódica sobre los procedimientos de adquisiciones al equipo de programas.
- Sensibiliza sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes.
- Apoya en la actualización de los planes de compra
- Sensibiliza sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas).
- Participa en los procesos de formación e intercambio de experiencias a los que le sean convocados.
- Las demás funciones que le sean asignadas por su Superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del cargo.
Seguridad de oficina y equipo local
- Apoya al Jefe de misión en la implementación de la política la seguridad para la oficina local.
- Informar de cualquier incidente de seguridad al Jefe de Misión.
- Apoyar el seguimiento de los movimientos llevados a cabo por el personal de Cesvi en Caracas.
Otros
- Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto.
- Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto
- Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
- Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.
Perfil
Atributos esenciales
Formación:
Estudios universitarios profesionales en las áreas de ingeniera industrial, gestión de operación gestión administrativa y financiera o afines.
Conocimiento y experiencia:
- Al menos 2 años de experiencia relevante en adquisiciones con al menos 4 años de experiencia laboral general.
- Se valora positivamente experiencia en la adquisición de bienes e insumos para intervenciones de acción humanitaria, entre ellos, kits de saneamiento, agua e higiene y dotación de insumos para unidades productivas
- Gran atención a los detalles y capacidad para desarrollar sistemas de seguimiento
- Fuertes habilidades de comunicación y la capacidad de funcionar bien en un entorno de equipo internacional e intercultural.
- Capacidad demostrada para resolver problemas administrativos desafiantes y complicados.
Competencias
- Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada.
- Actitud propositiva y proactiva.
- Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso.
- Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
- Solido dominio de Microsoft Office Package (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).. Manejo avanzado de Microsoft Excel.
- Manejo de herramientas de gestión de información en la web.
Atributos preferidos
- Se valorará positivamente, experiencia con proyectos financiados por el Fondo Humanitario de Venezuela, Agencias de Naciones Unidas y Agencias de la Unión Europea.
- Se valorará positivamente, experiencia en contratación de servicios y procesos de logística.
- Experiencia de trabajo en diferentes zonas del País.
- Buenas habilidades para el trabajo en equipo y habilidades en comunicación e interpersonales.
- Conocimiento de ciclos de proyectos y marco lógico
- Conocimiento del idioma inglés.
Condiciones contractuales
- Ubicación: Caracas, Venezuela
- Duración del contrato: 4 meses y 15 días con posibilidad de extensión según financiamientos de los proyectos
- Fecha de inicio previsto: 15/01/2024
How to apply
Los y las solicitantes deben enviar:
- Currículum vitae actualizado (máximo tres páginas) y
- Carta de presentación y expectativa salarial (máximo dos páginas) a la dirección cesvionlus.venezuela@gmail.com con el objeto “Oficial de Logistica Caracas” No se tendrán en cuenta los correos electrónicos con objetos o documentos diferentes a lo indicado.
Las solicitudes cierran a las 12.00 am del 15/12/2023.
Absténgase de aplicar si su perfil no se ajusta a los atributos esenciales solicitados para este rol. Los y las candidatas preseleccionadas serán convocadas para una prueba técnica.
Para más información sobre Cesvi, consulte nuestra página web http://www.cesvi.org
CESVI tiene un enfoque de tolerancia cero ante cualquier daño o explotación de un niño o adulto vulnerable por parte de cualquiera de nuestros empleados, personas relacionadas o socios.
El compromiso de CESVI de ser una organización segura comienza con el proceso de contratación del personal, que incluye comprobaciones meticulosas, como la verificación de los antecedentes penales o la comprobación de la divulgación de condenas anteriores, para garantizar la protección de los niños y las personas vulnerables y prevenir los abusos. Los controles de seguridad forman parte del rendimiento del proceso de selección.