CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo. El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una temporánea acción benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.
Cesvi estuvo presente en Colombia desde 2019 en el curso de la crisis humanitaria, con proyectos que responden con proyectos que respondan a las necesidades más relevantes de la población inmigrante venezolana, con intervenciones de emergencia, rehabilitación y desarrollo en los sectores de protección de niños, niñas y mujeres objeto de explotación sexual.
El/La Oficial de administración y finanzas es encargado/a de la gestión administrativa y financiera de las operaciones de Cesvi en el proyecto ALMAS en Colombia, así como de los procesos logísticos y de compra. Apoya a la Coordinación Local del proyecto en el manejo de las actividades diarias y propias de la Oficina, así como en la gestión de los recursos humanos y reporta al Coordinador Regional de administración y Finanzas.
Descripción de las funciones
Gestión contable, financiera y presupuestaria
- Recopilar los libros de caja y banco
- Dar seguimiento a que los soportes de gastos y contables cumplan con la normativa de Cesvi, del donante y con la legislación colombiana
- Elaborar y enviar las solicitudes de pago
- Preparar los pagos en la plataforma bancaria
- Generar y mantener un apropiado archivo contable (actualizado en físico y digital, disponible para auditoría, cumpliendo todos los parámetros establecidos)
- Apoyar en el reporte mensual del proyecto (soportes de la ejecución, preparación de análisis contables, conciliación bancaria, balance del proyecto, entre otros)
- Realizar solicitudes de fondos a la sede, tras la autorización del coordinador de proyecto y junto con la previsión de gastos
- Apoyar al equipo del programa en temas financieros
- Reportar cualquier asunto financiero al coordinador de proyecto
- Garantizar apoyo técnico a los socios locales de Cesvi en los aspectos administrativos y financieros
Logística y procesos de gestión de compras
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de compras y logística de Cesvi para la selección de proveedores, y la documentación relacionada
- Coordinar el ciclo de compras con el coordinador de proyecto
- Asegurar la disponibilidad constante de suministros/servicios/obras en funcionamiento, tales como materiales de oficina, transporte
- Gestionar la trazabilidad y la conciliación entre los pedidos, los contratos y las entregas de los diferentes bienes comprados en el marco del proyecto, tanto para funcionamiento de la oficina como los destinados a entregas en las actividades del proyecto
- Garantizar un almacenamiento adecuado de los bienes adquiridos
- Organizar el transporte de material y equipamiento de las actividades a los lugares donde las mismas se realizan
- Apoyar el seguimiento de los movimientos llevados a cabo por el personal de Cesvi en Colombia
- Mantener un inventario actualizado de los activos, incluyendo el etiquetado adecuado de los mismos; documentar cualquier pérdida o daño
- Asegurar un flujo de documentos logísticos oportuno y preciso con el coordinador de proyecto y la Coordinación local.
- Apoyar la logística para visitas de personal Cesvi u otras misiones, eventos, reuniones
- Mantener actualizada la base de datos de proveedores
Administración de oficina local
- Archivar y actualizar todos los documentos relativos al contrato de alquiler de la oficina local
- Preparar facturas de anticipos y realizar pagos mensuales de servicios públicos/utilidades
- Mantener actualizados todos los archivos relativos a: alquiler, utilidades, equipamiento, etc. Recursos Humanos
- Realizar procesos de contratación y gestión administrativa del personal del proyecto según las normas, procedimientos y prácticas establecidas por Cesvi y la coordinación del proyecto
- Preparar, organizar llevar el archivo de los documentos de RRHH en las carpetas personales correspondientes
- Mantener actualizadas todas las carpetas y archivos personales. o Preparar los pagos de salarios y honorarios, según corresponda, del equipo local de Colombia
- Asegurar el seguimiento y control a los tiempos de contratación, para garantizar desde Cesvi las novedades de cancelación o renovación derivadas para cada contrato
- Garantizar el cumplimiento del Código de Conducta y la política antifraude de Cesvi e informar a través de los canales apropiados de cualquier abuso
Otros
- Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto
- Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto
- Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles
- Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.
How to apply
Atributos esenciales
Formación
- Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, financieras y/o económicas o afines.
Conocimiento y experiencia:
- Experiencia demostrada mínima de tres años y conocimientos en la gestión administrativa, financiera y/o contable de proyectos de cooperación internacional, preferiblemente con ONG’s internacionales.
- Conocimientos en la normatividad legal, tributaria y contable para ONG extranjera establecida en Colombia
- Conocimientos básicos de la gestión del ciclo de proyecto y Marco Lógico
- una experiencia previa de gestión de proyecto financiado por la AICS será considerado como una ventaja
Competencias
- Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada en español
- Actitud propositiva y proactiva
- Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso
- Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas
- Solido dominio de Microsoft Office Package. Manejo avanzado de Microsoft Excel
- Manejo de herramientas de gestión de información en la web y dominio de TI. Atributos preferidos o Experiencia y conocimientos de la gestión presupuestaria de proyectos
- Conocimiento de lengua inglés hablado y escrito, el conocimiento del italiano será considerado como una ventaja
Condiciones contractuales
- Ubicación: Santa Marta, Colombia
- Contrato de derecho colombiano
- Duración del contrato: 12 meses (posibilidad de renovación)
- Fecha de inicio previsto: a partir del 10/07/2023
Cómo aplicar
Los y las solicitantes deben enviar:
- Currículum vitae actualizado (máximo tres páginas)
- Carta de presentación y expectativa salarial (máximo dos páginas)
a la dirección: colombia@cesvioverseas.org con el objeto “Aplicación Oficial Admón./fin.”
- No se tendrán en cuenta los correos electrónicos con objetos o documentos diferentes a lo indicado.
- Las solicitudes cierran a las 12.00 pm del 06/07/2023.
- Absténgase de aplicar si su perfil no se ajusta a los atributos esenciales solicitados para este rol.
- Los y las candidatas preseleccionadas serán convocadas para una prueba técnica